原標(biāo)題：數(shù)字賦能 推進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)

來(lái)源：中國(guó)教育報(bào)

原標(biāo)題：數(shù)字賦能 推進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)

來(lái)源：中國(guó)教育報(bào)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)、科研、資產(chǎn)管理以及提升辦學(xué)水平有著十分重要的意義。煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院通過(guò)制定和完善檔案管理數(shù)字化政策、加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化設(shè)施投入、提高檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才水平、推進(jìn)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)、提升檔案管理數(shù)字化服務(wù)水平等一系列舉措，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)與高質(zhì)量發(fā)展。

制定和完善檔案管理數(shù)字化政策

煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，并將其融入到教學(xué)、科研、資產(chǎn)管理等多個(gè)方面。在實(shí)際工作中，學(xué)校通過(guò)組織相關(guān)職能部門，制定和完善多項(xiàng)檔案管理數(shù)字化政策，明確檔案數(shù)字化的流程和要求，建立檔案管理數(shù)字化的責(zé)任制度和審核制度，確保數(shù)字化、智能化技術(shù)的應(yīng)用符合法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，圍繞檔案數(shù)字化的格式、質(zhì)量、檢索等方面開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。同時(shí)，制定便捷的檔案借閱制度，優(yōu)化查檔流程，使其更趨合理高效，確保檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依，增強(qiáng)了檔案管理數(shù)字化的規(guī)范性與可操作性。

?加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化設(shè)施投入?

煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，把檔案管理數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入到學(xué)校預(yù)算中，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度和需求，分階段、有計(jì)劃地投入專項(xiàng)資金，提高資金使用效率，保證檔案管理數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)按期進(jìn)行。近年來(lái)，學(xué)校先后購(gòu)置了多項(xiàng)先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，如高速掃描儀、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備，以及專業(yè)的檔案管理軟件，大大提高了檔案管理數(shù)字化水平。同時(shí)，完善數(shù)字化項(xiàng)目的基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)的帶寬和穩(wěn)定性，以支持大量檔案數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)。采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓數(shù)字化平臺(tái)在一個(gè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運(yùn)行，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的高效與穩(wěn)定。通過(guò)一系列數(shù)字化設(shè)施建設(shè)，為檔案管理規(guī)范化和高質(zhì)量發(fā)展提供了保障。

提高檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才水平

?實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，離不開(kāi)檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)人才。在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，檔案管理人員的精力從以前紙質(zhì)資料的收集、整理、編目等工作，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，以充分實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化價(jià)值，這就需要有大量專業(yè)技術(shù)人才。為提高檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才水平，學(xué)校專門組織檔案管理人員參加數(shù)字化培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理知識(shí)、檔案數(shù)字化處理技術(shù)等。鼓勵(lì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育課程和進(jìn)修班，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握新的數(shù)字化技術(shù)和檔案管理理念。近年來(lái)，學(xué)校引進(jìn)多名計(jì)算機(jī)、信息管理等專業(yè)人才，充實(shí)了檔案管理數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍，加速了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

推進(jìn)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)和高水平發(fā)展的關(guān)鍵舉措。學(xué)校組織專業(yè)技術(shù)力量，從資料的收集、整理、歸檔到大數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建，做了多方面工作。第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，完成檔案平臺(tái)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱電子檔案功能。第二，對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，根據(jù)平臺(tái)的各功能模塊，完善平臺(tái)各項(xiàng)細(xì)分功能。第三，加強(qiáng)資產(chǎn)管理檔案數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建全面高效的資產(chǎn)管理數(shù)字化系統(tǒng)。利用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)檔案信息的智能分類、智能檢索等功能，提高了資產(chǎn)檔案的管理水平。第四，數(shù)字化平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)。學(xué)校安排專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行日常維護(hù)和安全管理，做到檔案信息及時(shí)登記和更新，提高了檔案使用效率，保障了檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。

提升檔案管理數(shù)字化服務(wù)水平

學(xué)校的數(shù)字化平臺(tái)如同一座信息庫(kù)，存儲(chǔ)了多方面的數(shù)據(jù)和信息，這也決定了檔案管理的服務(wù)對(duì)象是多元化的。提升檔案管理的數(shù)字化服務(wù)水平，是檔案管理朝著規(guī)范化建設(shè)邁進(jìn)以及實(shí)現(xiàn)高水平發(fā)展的關(guān)鍵所在。煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院在檔案管理數(shù)字化應(yīng)用中，充分借助專業(yè)的檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，努力提高檔案數(shù)字化共享程度?，?運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)?，將學(xué)校在教學(xué)、科研以及資產(chǎn)管理等諸多領(lǐng)域連接起來(lái)，為用戶提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，切實(shí)滿足廣大師生對(duì)于檔案的多樣化需求。

檔案管理數(shù)字化是推動(dòng)檔案管理走向規(guī)范化建設(shè)以及實(shí)現(xiàn)高水平發(fā)展的助力，為學(xué)校在教學(xué)、科研、資產(chǎn)管理等方面提供有力支撐。煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院在檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)之路上多措并舉，汲取先進(jìn)理念與技術(shù)，不斷提升檔案管理數(shù)字化服務(wù)的質(zhì)量與效能，為學(xué)校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)高效的檔案服務(wù)保障。

（王艷華）

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